Entstehen für die Verwaltung des Mietobjekts Kosten, darf der Vermieter diese Kosten nicht als Betriebskosten auf den Mieter umlegen. Ist mietvertraglich vereinbart, dass der Mieter neben der Grundmiete und den Betriebskostenvorauszahlungen auch eine Verwaltungskostenpauschale zahlen muss, ist dies laut Angaben des Deutschen Mieterbundes (DMB) unwirksam.

Nichtumlagefähige Verwaltungskosten sind laut Betriebskostenverordnung „die Kosten der zur Verwaltung des Gebäudes erforderlichen Arbeitskräfte und Einrichtungen, die Kosten der Aufsicht, der Wert der vom Vermieter persönlich geleisteten Verwaltungsarbeit, die Kosten für die gesetzlichen oder freiwilligen Prüfungen des Jahresabschlusses und die Kosten für die Geschäftsführung."

Das bedeutet, dass Vermieter in der Regel die Kosten für Angestellte oder Hilfskräfte, die z.B. Schriftverkehr erledigen, nicht auf ihre Mieter umlegen dürfen. Ebenso wenig muss der Mieter die Kosten einer vom Vermieter beauftragten Hausverwaltung oder die Kontoführungsgebühren des Vermieters bezahlen. 

Auch bei der an den Hausmeister gezahlten Notdienstpauschale handelt es sich nicht um umlagefähige Betriebskosten, sondern um vom Vermieter zu tragende Verwaltungskosten, entschied der BGH (Az. VIII ZR 62/19).